De plus en plus d’entreprises demandent des rapports d’étonnement à leur nouveau collaborateur, pariant sur leur œil neuf pour avoir un retour plus spontané sur la structure. Il est donc intéressant à plus d’un titre de mettre en place une telle pratique et d’en faire l’une des constituantes du parcours d’intégration du salarié.

Le rapport d’étonnement pour se remettre en question.

Les entreprises qui pratiquent le rapport d’étonnement s’entendent sur ce fait : faire scanner l’entreprise et ses pratiques par un œil neuf la fera progresser. La Direction et les RH pourront s’appuyer sur les données collectées pour définir ou redéfinir l’intégration du collaborateur ou même mettre en avant des anomalies de fonctionnement qui finissent par être assimilées comme faisant partie du paysage, l’habitude favorisant une certaine acceptation.
Il s’agit également d’un outil précieux pour confronter les perceptions subjectives issues du recrutement à la réalité d’un poste et d’un environnement professionnel.
En clair, avez-vous vendu/acquis un joli rêve enjolivé ou étiez-vous proches de la réalité ?
On pourrait ainsi comprendre certaines « erreurs de casting » qui refroidissent employeurs potentiels et candidats…

Le rapport d’étonnement entre pratique formelle et informelle.

Si certains employeurs prônent un rapport d’étonnement sans véritable cadre et privilégient le retour direct et informel avec les nouvelles recrues sous forme d’échange oral décomplexé, nombreux sont ceux qui optent pour un cadre délimité et surtout, passant par l’écrit.
Aussi, pour ne pas déstabiliser le collaborateur, le manager et le salarié doivent s’entendre sur ce qui est attendu tant au niveau de la forme que du fond.
S’agit-il d’un document qui sera structuré autour de plusieurs thèmes prédéfinis ?
Cherche-t-on avant tout à améliorer l’accueil des nouveaux collaborateurs ou à obtenir un retour sur l’organisation et l’efficacité de l’entreprise ?
Comment se passera la présentation du rapport ? Qui sera présent ? Comment cela se déroulera-t-il ?
On comprendra aisément que cette partie préliminaire au rapport d’étonnement conditionnera son efficacité et lui fera gagner en légitimité en tant que pratique managériale à part entière.
Une tendance se détache d’ailleurs chez les entreprises qui posent un cadre au rapport d’étonnement : d’une longueur variable comprise entre 3 et 10 pages, le document écrit est souvent attendu au bout de 3 mois de présence du collaborateur.
Pendant ce laps de temps, ce dernier aura pris quelques marques, commencer à se repérer dans le collectif et sérieusement entamé sa connaissance des services ou produits proposés par l’entreprise. De plus, il aura idéalement débuté son parcours d’intégration et sera encore dans une phase d’observation où il pourra puiser la substance pour nourrir son rapport.

Un rapport diplomate, toutes les vérités ne doivent pas être dites !

L’étonnement peut être tout autant positif que négatif. Les bonnes pratiques, comme les mauvaises, ont droit de cité dans le rapport.
Si la franchise est attendue dans la rédaction du document, la critique devra toujours être positive et donc constructive.
Le manager qui fixera le cadre du rapport devra appuyer fortement sur ce point sous peine de voir l’exercice dériver dans un flingage de la société qui porterait préjudice au nouveau salarié.
Loin de la critique pour la critique, l’entreprise sera belle et bien en attente d’une démarche intellectuelle qui alliera l’analyse des dysfonctionnements aux pistes d’améliorations et/ou aux solutions proposées. Le tout avec toujours une bonne dose de diplomatie… mais aussi de créativité et de curiosité !

 

En clair, le collaborateur devra conserver une certaine retenue dans ses propos et se forcer à prendre du recul devant les situations rencontrées. Si certaines anomalies lui semblent peu exprimables, il pourra néanmoins les conserver à l’esprit pour en vérifier la véracité ou non « plus tard ».

Le rapport d’étonnement, aspect pratique.

Il n’y a pas de rapport d’étonnement idéal mais vous trouverez, listés ci-dessous, des grands thèmes et des questions pour structurer votre propre rapport d’étonnement.

Exemple de thématiques :

  • processus de recrutement
  • accueil et intégration du nouvel arrivant
  • organisation et hiérarchie dans l’entreprise/le service
  • forces et faiblesses de l’entreprise/du service y compris dans les produits/services qu’elle propose
  • poste en lui-même, environnement et moyens mis à disposition
  • circulation de l’information
  • ambiance sur le lieu travail
  • relations humaines internes et externes

 

Questions à décliner dans les thématiques :

  • Qu’est-ce qui vous a le plus étonné ?
  • Quel point fort et quel point faible vous ont le plus surpris ?
  • Selon vous, qu’est ce qui devrait être amélioré/modifié/abandonné en priorité ? Pourquoi ? Que proposez-vous en alternative ?

 

Question générale :

  • Si vous aviez une baguette magique que changeriez-vous en priorité dans l’entreprise et le service ?

 

Pour conclure, les entreprises ont tout intérêt à s’emparer du rapport d’étonnement et à l’intégrer à leur processus de recrutement/intégration.
Plébiscité par les nouveaux collaborateurs qui s’y sont appliqués, il apporte le regard précieux d’un œil encore frais et non pollué par l’habitude, il valorise celui qui le produit en lui permettant de s’exprimer sur le mode de fonctionnement de l’entreprise.

 

 

Bien utilisé, le rapport d’étonnement devient un véritable outil de management et de développement RH, propice au repérage des dysfonctionnements et à la réduction des écarts entre l’attendu et la réalité.

Des points qui favorisent assurément la performance de l’entreprise.