Un portail RH, une réflexion à mener  en amont du système d'informationEn matière de ressources humaines, les pratiques sont en pleine mutation. De la simple gestion des paies, le marché évolue vers un véritable système d’information. Claude Saunal, dirigeant de l’ERP Cognitic, qui édite PaiTeam-Junon, RHTeam, explique comment les entreprises doivent appréhender cette mutation. Avant le choix informatique, c’est la politique de l’entreprise en termes de partage de l’information RH qui doit être définie.

 

Tous les responsables des Ressources humaines se dirigent peu à peu vers un véritable système d’information RH. Au niveau informatique, cette nouvelle organisation est assurée par la plupart des progiciels de gestion intégrée du marché. La majorité des outils proposés sont partis d’une solution de gestion de paye, qui s’est progressivement enrichie de renseignements sur les compétences, les formations, les suivis de carrière, la synthèse des entretiens… contribuant ainsi à une meilleure connaissance de la richesse que représentent les ressources humaines au sein de l’entreprise.

 

n Les entreprises doivent définir le périmètre de leur système d’information RH

Claude Saunal, qui est aussi expert-comptable, membre du groupement Qantea, souligne que « face à ces enjeux majeurs, les entreprises sont en train de s’approprier ces nouveaux outils de manière très diversifiée en fonction de leur culture et du rapport qu’elles ont vis-à-vis de la confidentialité de l’information qu’elles détiennent ».

Certains éditeurs, dont fait partie la société Cognitic, ont bien intégré toutes ces contraintes. «Notre société est spécialisée dans le développement de solutions de gestion spécifiques, s’appuyant sur notre ERP. Pour répondre à la demande de systèmes d’information RH, nous proposons soit des solutions en client distant, soit la création d’un portail collaboratif web ».

Les directeurs des ressources humaines devront à l’avenir se positionner sur la politique à mener à l’égard de leurs salariés. Le système de gestion RH doit-il s’arrêter aux équipes d’encadrement pour la gestion des plannings et des absences ? Ou aller plus loin en ouvrant le portail aux salariés pour récupérer des informations sur leur situation familiale, leurs options en matière de couverture complémentaire et sur-complémentaire ?  Il s’agit alors de définir le niveau de transparence dans l’information, notamment concernant des données parfois sensibles telles que l’évolution des salaires ou le coût des avantages accordés.

 

n Les directions informatiques devront travailler en collaboration avec les DRH

L’introduction de ces nouvelles organisations au sein des entreprises relève également de la direction générale et des directions des systèmes d’information, puisqu’elle touche non seulement à la sécurité des données informatiques mais également à la culture de l’entreprise.

Les politiques d’entreprise devront fixer les limites de la communication interne, et définir par exemple si elles intègrent, dans leur portail, blogs et wikis au bénéfice du comité d’entreprise ou de toute organisation œuvrant pour la cohésion des équipes.

 

n Un marché qui n’est pas encore mature

Un portail RH, une réflexion à mener  en amont du système d'informationPaiteam-Junon, RHTeam de l’ERP Cognitic, intègre déjà ces possibilités mais « aujourd’hui, peu de clients passent le cap d’intégrer dans leur portail RH les informations du comité d’entreprise. Nous sommes déjà prêts pour intégrer des interfaces API avec les sites des assureurs pour la gestion des PEE ou des complémentaires santé, mais le marché ne semble pas encore prêt », affirme le PDG de la société COGNITIC.

Pourtant, selon lui, les entreprises doivent se mettre en ordre de marche, car d’ici 2020, toutes ces informations devront être accessibles par l’interface unique de l’intranet de l’entreprise. 

 

Un défi RH à relever !