La DSN (déclaration sociale nominative) deviendra la modalité unique de collecte de données sociales des entreprises par les organismes et administrations au 1er janvier 2016. Pour permettre aux entreprises de se préparer dès maintenant à la DSN sans subir un éventuel goulot d’étranglement fin 2015, le décret n° 2014-1082 du 24 septembre 2014 vient de fixer l’obligation d’effectuer la DSN à partir de la paie d’avril 2015 pour les 15 000 plus grandes entreprises de France (soit 8 millions de salariés traités grâce à ce nouveau mode déclaratif).

Sont concernées par ce passage anticipé à la DSN :

  • les entreprises qui ont plus de 2 millions d’euros de cotisations et contributions sociales dues au titre de l’année 2013 soit environ 15 000 entreprises en France ;
  • ainsi que les entreprises ayant plus d’un million d’euros de cotisations sociales qui ont recours à un tiers déclarant dont la somme totale des cotisations et contributions sociales dues pour l’ensemble de ses clients et supérieure à 10 millions d’euros au titre de l’année 2013.

Ces entreprises disposent de 10 mois pour mettre en place la DSN et se familiariser au dispositif jusqu’à l’application du décret.

Dans les grandes entreprises la DSN se construit comme un projet à part entière.

Dans une grande entreprise où les données sociales traitées sont importantes il est recommandé d’intégrer la DSN comme un véritable projet inscrit dans un plan d’action. En procédant par étapes et de façon pragmatique, les grandes entreprises bénéficieront au plus tôt de la simplification attendue.

Il est important de :

  • recenser les procédures et les spécificités de l’entreprise en matière RH (nombre de conventions collectives, catégorie d’employés…) et en modalités déclaratives ;
  • déterminer le périmètre d’application de la DSN en conséquence ;
  • diagnostiquer la « qualité » actuelle des données sociales en paie : en effet, le nombre de données à transmettre diminue considérablement grâce à la DSN. En conséquence, celles-ci doivent être très précises.

Puis, selon les cas :

  • L’entreprise qui édite elle-même son logiciel de paie et RH doit être en mesure de s’approprier le contenu du message DSN puis mettre à niveau ses traitements.
  • Si l’entreprise dispose d’un progiciel de paie, il s’agit pour elle de contacter son éditeur (tableau de référence des éditeurs engagés dans la DSN disponible sur le site dsn-info.fr) pour connaître les modalités de mise à jour.
  • Si l’entreprise sous-traite sa paie, elle définira la démarche en lien avec son prestataire, expert-comptable ou autre tiers déclarant.

Les éditeurs des logiciels de paie et RH fournissent et paramètrent les mises à jour des logiciels afin de rendre leurs outils compatibles à la DSN. Ils mettent également en place les dispositifs d’accompagnement de leurs clients.

La DSN, profonde simplification des procédures actuelles

La DSN apporte, dès sa mise en place, des gains de temps qui contrebalancent les charges à consentir pour l’installer. Les entreprises qui ont déjà adopté la DSN ont confirmé que les bénéfices de la DSN étaient au rendez-vous et permettaient de relativiser la charge de sa mise en place.

Le message DSN est en effet beaucoup plus simple que celui de la déclaration annuelle aujourd’hui en vigueur, les erreurs détectées spontanément y sont 20 fois inférieures, et une fois rectifiées dans le logiciel de paie, la production de la déclaration est quasi automatique.

En complément, les organismes de protection sociale réunis au sein du GIP-MDS ont mis en place un numéro de téléphone unique (0 811 376 376) et des relais pour favoriser une bonne préparation des entreprises, non seulement pour celles qui sont soumises à l’obligation intermédiaire, mais aussi de celles qui ont déjà compris l’intérêt de ne pas attendre la généralisation de 2016.

Enfin, toute entreprise qui s’inscrit (inscription d’ici cet automne) bénéficiera d’un accompagnement de proximité.

Comment démarrer la DSN et bénéficier d’un accompagnement ?

  1. Rendez-vous sur le site dsn-info.fr.
  2. Puis remplissez le formulaire en ligne d’inscription . Vous bénéficierez alors d’un suivi personnalisé par un interlocuteur unique pour tous les organismes de protection sociale.
  1. Inscrivez-vous en tant que déclarant à la DSN sur le site net-entreprises.fr (ou sur le site msa.fr pour les entreprises agricoles).

Une fois inscrit, vous pouvez transmettre votre première DSN produite par votre logiciel soit par dépôt (adapté aux petites et moyennes entreprises) soit par transmission automatisée (conseillée pour les grandes entreprises).

La liste des éditeurs de logiciels de paie et RH signataires de la charte DSN est consultable sur http://www.dsn-info.fr/charte-dsn.htm.

Témoignage
Jean-Charles Échard, responsable paie de la Société générale (48 000 salariés)

« Nous avons souhaité nous positionner très tôt sur ce projet, pour pouvoir avancer à notre rythme, ne pas subir l’échéance de l’obligation en 2016 et bénéficier au plus tôt des apports de la DSN. Après 6 mois de démarrage, nous avons déjà pu constater la rentabilité du projet. La réorganisation des services liée au gain de temps dégagé grâce à la DSN nous permet aujourd’hui de travailler sur de nouveaux projets RH riches de sens. Fort de ces constats, nos filiales vont bientôt intégrer la DSN car nous gagnons en productivité et nos équipes sont très satisfaites. »