Les entreprises risquent de perdre des clients et de l’argent à moins qu’elles ne fournissent à leurs collaborateurs les outils de partage d’informations dont ils ont besoin.

Selon une nouvelle recherche menée pour Ricoh Europe, il est prévu que le nombre de collaborateurs mobiles (iWorkers) dans les entreprises européennes augmente sensiblement au cours des cinq prochaines années. Actuellement, seuls 4 % des chefs d’entreprise en Europe considèrent que la majorité de leurs employés sont des iWorkers : collaborateurs fiables et qualifiés ayant accès 24h/24 et 7 jours/7 à l’ensemble des informations dont ils ont besoin pour travailler efficacement et satisfaire les besoins de leurs clients. Toutefois, selon les chefs d’entreprise interrogés, un changement majeur devrait s’opérer dans les cinq prochaines années. 37 % d’entre eux pensent que d’ici à 2018 la majorité de leurs employés seront des iWorkers.

L’accélération de l’augmentation du nombre d’iWorkers est sans doute liée à l’impact croissant d’un système de partage des informations inefficace sur l’activité des entreprises. Nous avons demandé à des chefs d’entreprise de classer les principales conséquences de ce phénomène. Ils citent en premier une perte de revenus (49 %), suivie par une réduction du nombre de clients (43 %) et une mauvaise connaissance des besoins de leurs clients (27 %) en troisième position.

Cette étude montre également que les entreprises européennes devront faire face à un certain nombre de défis avant de pouvoir augmenter le nombre de leurs iWorkers. Alors que près de 3/4 d’entre elles investissent dans les nouvelles technologies pour améliorer la productivité de leurs employés au sein de l’entreprise mais également à l’extérieur, la majorité souligne qu’il est nécessaire de repenser les processus existants pour que leurs collaborateurs aient plus facilement accès aux informations dont ils ont besoin pour travailler efficacement. Plus de 70 % pensent que si leurs collaborateurs ne peuvent pas accéder aux ressources documentaires de l’entreprise sur un périphérique mobile, cela nuit à leur activité ; 2/3 déclarent qu’à cause de fonctions de recherche documentaire inadaptées, leurs employés n’ont pas accès aux informations dont ils ont besoin, ce qui nuit au développement de l’activité de l’entreprise. Enfin, 62 % signalent que le manque de cohérence entre les différents silos d’informations empêche un partage efficace.

« Il est prévu que la population d’iWorkers augmente de manière significative », déclare David Mills, Directeur des opérations de Ricoh Europe. « La question maintenant est de savoir si les entreprises sont prêtes pour cela. Les chefs d’entreprise ont pris conscience de la nécessité d’optimiser toujours plus la façon dont ils utilisent la technologie et d’éliminer les silos d’informations au sein de leur organisation. Il est urgent de revoir et de changer les méthodes traditionnelles de travail, ainsi que de rester au fait des changements pilotés par la technologie, toujours synonymes de nouveaux défis à relever. »

 

Les chefs d’entreprise européens interrogés nous ont décrit les prochaines étapes essentielles à l’accélération de l’augmentation du nombre d’iWorkers. Ainsi, pour améliorer le niveau de connaissance de leurs employés, les entreprises doivent tout d’abord se concentrer sur les outils qui favorisent la collaboration et le partage des informations entre leurs employés, où qu’ils soient. Ensuite, il s’agit d’optimiser les processus internes : il est nécessaire de repenser les méthodes de travail des employés et de s’assurer que la technologie est utilisée de façon optimale, tout en s’engageant dans la transition vers le Cloud Computing. Les chefs d’entreprise interrogés ont placé en quatrième position la numérisation des documents papier pour assurer un meilleur accès à l’historique des informations sensibles et à celles encore utilisées, pour faciliter les prises de décision futures. De telles actions apporteront de nombreuses améliorations aux activités des entreprises. Une étude menée par l’institut McKinsey souligne que les sociétés présentant une plus forte concentration de collaborateurs ayant accès à ces informations (plus de 35 % de leurs effectifs) produisent, en moyenne, un retour sur investissement trois fois supérieur que celui des entreprises qui en comptent un nombre moindre (20 % ou moins de leurs effectifs).

 

« Il est temps que les entreprises à travers l’Europe optimisent leurs flux de travaux et leurs processus documentaires sensibles pour se préparer plus efficacement aux changements à venir. », poursuit David Mills. « Avec l’arrivée de nouvelles innovations et de changements pilotés par la  technologie, l’établissement de l’iWorker en tant que main-d’œuvre mieux informée est essentiel à la croissance de l’activité des entreprises et à une meilleure flexibilité, efficacité, productivité et réactivité face aux besoins de clients. »