Equilibrer l’automatisation des processus et les services personnels
pour une entreprise

Souvenez-vous du film culte des années 80, “Karaté Kid”, où un jeune élève apprenait l’équilibre du corps et de l’esprit ? Tous les jours, nous devons nous concentrer sur nos buts et nos objectifs. Heureusement, les avancées technologiques évoluent sans cesse et travaillent à améliorer notre vie professionnelle.

Quand il s’agit d’installer un service automatisé dans une entreprise, tout est une question d’équilibre entre le service rendu aux clients, aux employés, et le maintien d’un lien interpersonnel.

Les appels à partir d’un téléphone à clavier ont fait place à des assistants en lignes automatisés ou des avatars, conçus pour aider à recréer l’aide humaine via internet. Cependant, comment les entreprises automatisent-elles les départements des Ressources Humaines, un domaine qui par nature repose sur le contact humain ?

Optimiser les processus administratifs pour plus d’efficacité et de rentabilité, tout en gardant le contact humain dans les RH

L’automatisation a été et continuera d’être stimulante pour l’homme mais elle doit être appliquée de façon intelligente et modérée. Par exemple, dans le domaine des ressources humaines, un grand nombre de tâches administratives et leur suivi au quotidien peuvent être simplifiés grâce aux Centres de Services Partagés RH, mais il est essentiel de garder à l’esprit, que la technologie digitale ne pourra jamais remplacer une relation de confiance, qui se construit dans la durée sur la loyauté et la morale.

Pourtant certaines entreprises spécialisées dans l’automatisation IT déclarent au contraire qu’elles sont capables de s’en passer, de simplifier les processus métiers, d’automatiser les ressources humaines, en supprimant les outils orientés employés tels que l’e-mail et les formulaires. Ainsi, répondre à une question sur son contrat de travail ou sa fiche de paie pourrait être semblable à résoudre un incident informatique. En d’autres termes, supprimer l’humain du processus.

Il existe cependant une adaptation beaucoup plus pertinente selon laquelle, « les hommes et les machines intelligentes peuvent travailler côte à côte » et non l’une sans l’autre, comme l’explique Accenture dans son infographie « From Looking Digital to Being Digital » (Être plutôt que paraître numérique). Les pratiques innovantes telles que l’adaptation en temps réel permettent de réagir face aux changements du marché, de favoriser la création grâce au retour d’expérience et de proposer une approche interactive rapide de l’organisation du travail. Tout cela entraîne « un profond changement culturel où les managers et les employés sont plus proches de leur travail et partagent largement des informations et des analyses ».

Traiter le Talent comme un atout. Construisez votre avantage concurrentiel autour du recrutement et d’une rétention de personnel solide.

La stratégie axée « Talent », inventée par des chercheurs du Center for Organization Effectiveness (Centre pour l’efficacité organisationnelle) sera adoptée par des employeurs en quête de talents à l’intérieur et à l’extérieur de leur organisation à une échelle mondiale. Les entreprises repéreront les Talents en fonction de leurs qualités et la façon de le faire jouera grandement dans la stratégie de succès. Au futur, la compétition des Talents sera davantage déterminée par la façon dont les managers et les leaders non RH penseront, décideront et agiront que par la manière dont les RH fourniront leurs services. Le Talent ne sera pas seulement considéré comme un simple atout mais comme une ressource stratégique non négligeable. Les RH ne seront donc plus seulement responsables de leurs expertises et de leurs services mais aussi de la qualité des Talents choisis pour l’ensemble de l’entreprise.

Comme le dit Tim Sackett dans son article publié dans Human Resources Today , intitulé « Hiring Is About To Get Really Difficult ! », « une chose est claire pour les intervenants et les participants à SHRM 2015, recruter est une tâche de plus en plus difficile ! ». Lors de cette même conférence, Roy Maurer, manager de l’événement et journaliste confirmait que le temps de recrutement avait énormément augmenté ces dernières années. Selon Glassdooor Economic Research, la durée moyenne du processus d’embauche est passée à 23,2 jours en 2014, soit une augmentation de 3,3 à 3,7 jours depuis 2010. Cette tendance se vérifie en Amérique du Nord, dans certaines parties de l’Europe – dont la France qui arrive en tête à 31;9 jours – et en Australie quels que soient le poste, l’entreprise et le secteur.

Trois 3 facteurs contribuent à augmenter le temps qu’un employeur utilise pour le recrutement : une économie florissante avec hausse du nombre d’emplois, une hausse des emplois spécialisés et enfin, le départ à la retraite des baby-boomers. Si ces tendances continuent, les entreprises avec des pratiques d’engagement proactives et des outils axées sur les employés comme les centres de services partagés, bénéficieront d’un avantage compétitif indéniable.

Mettre en place une communication ouverte et un engagement personnalisé

Une fois embauché, l’employé se doit d’être suffisamment impliqué envers son nouvel employeur. Mais ce dernier a aussi besoin de sentir que l’entreprise s’intéresse à lui, autant sur le plan personnel que professionnel, afin de bâtir une relation de travail durable. De nombreuses entreprises passent encore à côté de cette nécessité et rencontrent des baisses de motivations ou de productivité.
Une entreprise souhaitant maintenir son personnel motivé et heureux, doit adopter une combinaison basée sur le contact humain continu et l’automatisation personnalisé. Une combinaison faite d’un dialogue avec le personnel et d’un outil simple pour recueillir son feedback. Un portail personnalisé accessible de partout, permettant la mise en avant des événements corporate ou la recherche d’informations RH par exemple. C’est cette association qui permettra aux services RH de se recentrer sur l’un des points essentiels de leur métier, l’amélioration des conditions de travail.