Les réunions de coordination impactent directement l’efficacité des organisations quelles qu’elles soient. Etapes indispensables, elles permettent de prendre les décisions stratégiques…quand elles sont réussies. Car si 98%* des salariés estiment que les réunions sont nécessaires, 75 %* estiment y perdre leur temps. Les résultats de l’étude réalisée Perfony, l’éditeur spécialisé sur ce sujet, démontrent qu’en France les salariés passent en moyenne de 27 177 heures en réunion. Quelles solutions sont à la disposition des entreprises pour réduire le temps passé en réunion et pour s’assurer de l’efficacité de cet énorme investissement de temps ?

Un gaspillage de temps très couteux, aux causes identifiées et récurrentes

Le volume horaire que représente les réunions pèse sur le budget des entreprises. Par exemple, le coût annuel d’une réunion hebdomadaire de 2h00 pour 200 personnes est estimé à près de 1 000 000 €.

Pourtant, les causes de pertes de temps en réunion sont connues et communes à toutes les organisations : absence d’ordre du jour, non-respect des horaires de début et de fin, absence de collaborateurs, sans oublier le manque de préparation par les participants et l’absence de suivi des actions décidées.

Alors, est-il possible de réduire le temps passé en réunion tout en gagnant en efficacité ?

Privilégier la collaboration et le suivi entre deux réunions

La préparation en amont et la visibilité sur le plan d’actions entre deux réunions sont deux facteurs clés qui permettent gagner du temps lors des réunions. La solution en mode Saas proposée par Perfony est un véritable outil collaboratif qui permet justement d’améliorer ces points.

Perfony a également créé le tout premier indicateur qui permet de connaître l’état de santé de vos réunions grâce à des icônes tricolores. Tous les participants peuvent s’exprimer de manière anonyme sur la qualité de l’animation, la pertinence des sujets abordés ou encore la capacité à transformer les décisions en actions, critères clés d’une réunion efficace.

Disponible sur ordinateur, tablettes et smartphones, iPerfony permet de diagnostiquer les causes de dysfonctionnement, de tracer les décisions prises tout en favorisant les échanges internes.

« Pour 51 %* des salariés, le manque de visibilité entre deux réunions est une cause importante d’improductivité. C’est un paradoxe à l’heure où « connecté » et « collaboratif » font partie intégrante du vocabulaire de l’entreprise. Forts de ce constat, nous avons créé la solution iPerfony en 2011 pour permettre aux entreprises de disposer un outil simple pour préparer, évaluer leurs réunions et en réduire le coût significativement, » explique Lionel Pasco, CEO de Perfony.

À propos de Perfony :

Créée en 2011, Perfony développe et commercialise iPerfony, une solution qui permet aux entreprises de réduire les coûts de coordination de tous leurs projets. Cette solution est le résultat de l’alliance de la performance du Cloud computing et des principes d’un système de gestion opérationnel. Véritable outil collaboratif, iPerfony offre aux entreprises une gestion dynamique des plans d’actions, une visibilité active de l’état d’avancement, des outils d’administrations simples d’utilisation et l’accès à une interface dédiée et ergonomique. Basée à Paris, la startup française emploie aujourd’hui 10 personnes.

Pour en savoir plus : www.perfony.com